Þegar tæknin heldur áfram að komast áfram geta sum fyrirtæki fundið fyrir því að kýlatímaspjöld séu gamaldags og ekki lengur viðeigandi. Hins vegar, fyrir mörg fyrirtæki, eru þau enn áreiðanleg og kostnaður - skilvirk aðferð til að rekja tíma starfsmanna. Ef fyrirtækið þitt notar kýlakortstíma er mikilvægt að ganga úr skugga um að starfsmenn þínir séu þjálfaðir rétt í því hvernig eigi að nota þá. Hér eru nokkur ráð til að þjálfa starfsfólk þitt á upptökum á kýlikortum.
Útskýrðu tilganginn: Í fyrsta lagi, útskýrðu tilganginn að baki því að nota kýlakortartíma, að það er ekki bara fyrirkomulag til að fylgjast með klukkustundum, heldur hjálpar við útreikninga á launaskrá, aðsóknarprófum og öðrum mikilvægum aðgerðum HR.
Sýndu rétta notkun: Gakktu úr skugga um að starfsmenn þínir viti hvernig eigi að setja kortið sitt á réttan hátt inn í tímasamtökin og samræma það rétt. Sýning á réttri notkun tímaskipta er hægt að raða HR deildinni eða launafólki.
Skýrðu leiðbeiningar um kýla: Útskýrðu hvaða kýlum þarf að gera á hvaða tímum. Til dæmis að kýla inn í byrjun vinnudagsins, kýla út í hádegismat og kýla aftur inn eftir hádegismat. Þegar starfsmenn vinna yfirvinnu verða þeir að kýla inn og út í samræmi við það og hægt er að skýra verklagsreglurnar. Að auki, með því að útskýra hvernig sjálfvirk frádráttur hádegisverðartíma virkar eða hvernig á að eiga samskipti við HR deildina ef villa hefur átt sér stað með kýli inn og út.
Fylgstu reglulega í notkun: Starfsmenn þurfa að skilja að reglulega kýla eru mikilvæg fyrir skilvirka launastjórnun. Hvetjið þá til að ganga úr skugga um að þeir séu að kýla inn og út á hverjum degi. Eftirlit með notkuninni og tryggja að hvert og hvert kýli sé gert gæti hjálpað til við að forðast villur í útreikningum á launaskrá. Notaðu hugbúnað og tækni þar sem nauðsyn krefur til að einfalda heildarferlið.
Búðu til sjónræn leiðsögumenn: Sjónræn leiðsögumenn, svo sem veggspjöld eða flugmenn sem settir eru nálægt tímaritara, geta verið gagnleg áminning og tilvísun fyrir starfsmenn. Þessar leiðbeiningar ættu að veita skref - eftir - skref leiðbeiningum um notkun tímasamtaka sem og skýra tilgang og mikilvægi réttrar notkunar.
Í stuttu máli er hægt að ná réttri þjálfun starfsmanna við að nota kýlakortstíma með menntun og sýnikennslu. Það er mikilvægt að skýra leiðbeiningar um kýla, fylgjast með notkun og veita gagnlegar sjónrænar leiðbeiningar. Sumir geta verið taldir gamaldags af Punch Card Time, en þeir gegna samt mikilvægu hlutverki í mörgum fyrirtækjum þegar þeir eru notaðir á réttan hátt.
